金融行業公司：您確定您的傳真流程符合聯邦法規嗎

jakir44 · 發表於 2023-10-23 15:02:05

如，每次違反《聯邦格雷姆-裡奇-比利雷法案》將被處以高達 100,000 美元的罰款，您的企業不能對監管合規性感到不確的《金融現代化法案》——通常被稱為《格拉姆-裡奇·布萊利法案》(GLBA) ——針對“金融機構”必須如何保護個人和家庭的財務資訊並將其保密，制定了更為嚴格的新規則。我們在這裡將“金融機構”放在引號中，是因為金融業務的定義更廣泛，而不僅僅是銀行和經紀公司。受該法案監管的組織可以包括保險公司、抵押貸款公司、汽車經銷商，甚至一些零售商——簡而言之，任何提供信貸、發行信用卡或以其他方式處理消費者個人財務詳細資訊的企業。
我們假設您是一家金融服務企業，正如 GLBA 所定義的那樣。讓我們進一步假設您的組織已經對線上儲存或本地伺服器上儲存的資料採取了適當的保護措施 - 加密軟體、防火牆、反惡意軟體、入侵檢測等。最後，讓我們假設您已經制定了安全銷燬程式GLBA 也要求提 資料庫 供資料，例如粉碎包含消費者財務詳細資訊的硬拷貝文件。假設所有這些，您的文件管理、保留和安全流程中仍有一個領域是許多企業在合規性方面存在缺陷的：您的傳真流程。企業往往會忽視這一通訊領域，儘管它通常是傳輸客戶最敏感的個人資料（例如財務資訊）的主要方法。作為根據保障規則為資料完整性和安全性制定的強制性控制措施的一部分，GLBA 要求公司“採取措施確保客戶資訊的安全傳輸。

保障規則的一個相關但經常被忽視的組成部分是傳輸的文件在傳送到您的企業後很長一段時間內以某種形式繼續存在。這意味著您需要採取措施，確保包含客戶個人身份資訊 (PII) 的傳真在傳輸過程中得到保護，然後也安全地儲存和存檔。事實上，GLBA 要求對任何包含背景下的安全傳真意味著什麼由於缺乏隱私且無法控的傳真採用全面的安全流程，不僅是在傳輸過程中，而且在您收到傳真後的數年內也是如此。根據該規則，公司必須“維護安全的備份記錄，並通過將存檔資料離線儲存在物理安全區域來確保其安全。

Gregorybiz · 發表於 2024-10-5 15:37:43

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